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Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung, Erhebung, und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems aufklären, wenn Sie einen Hinweis per E-Mail, Telefonanruf, Brief oder persönlichem Erscheinen bei der Friedrich Vollmer Feinmessgerätebau GmbH abgeben.
Zweck der Verarbeitung
Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzesoder internen Regelverletzungen gegen die Friedrich Vollmer Feinmessgerätebau GmbH auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.
Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die
Friedrich Vollmer Feinmessgerätebau GmbH Verbandsstraße 60 b D-58093 Hagen
Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in Ihrem Arbeitsvertrag oder im Impressum unserer Internetseite.
Welche Daten werden verarbeitet?
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wir erheben dabei folgende personenbezogene Daten und Informationen, wenn Sie eine Meldung abgeben:
Umfang der Verarbeitung
Die an das Hinweisgebersystem abgegebenen Daten sind verschlüsselt und passwortgeschützt gespeichert und ggf. anonymisiert, sodass der Zugriff auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeiter der Friedrich Vollmer Feinmessgerätebau GmbH und deren externen Beauftragten beschränkt ist.
Die Mitarbeiter prüfen den gemeldeten Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch; dabei werden die Daten stets vertraulich behandelt. Beim wissentlichen Einstellen falscher Hinweise, mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren (Denunziation), kann die Vertraulichkeit allerdings nicht gewährleistet werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Personenbezogene Daten des Hinweisgebers werden in der Regel auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i.V.m § 12 HinSchG verarbeitet. In den übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung personenbezogener auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen der Friedrich Vollmer Feinmessgerätebau GmbH, die gegenüber den Interessen des jeweils Betroffenen überwiegen. Berechtigte Interessen sind die Sicherstellung der Compliance bei der der Friedrich Vollmer Feinmessgerätebau GmbH; dazu zählt die Aufdeckung, Prävention und Aufklärung von betrieblichen Missständen, unternehmensschädigendem Verhalten, Wirtschaftskriminalität u.ä. sowie der Schutz der Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden etc. und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für die Friedrich Vollmer Feinmessgerätebau GmbH.
Betrifft ein eingegangener Hinweis einen Beschäftigten der Friedrich Vollmer Feinmessgerätebau GmbH, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen (§ 26 Abs. 1 BDSG).
Die Verarbeitung Ihrer Identifikationsdaten erfolgt auf Basis einer abzugebenden Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die dadurch gegeben ist, dass der Hinweis auch anonym abgegeben werden kann. Der Widerruf der Einwilligung kann in der Regel nur innerhalb eines Monats nach Erhalt der Meldung erfolgen, da die Friedrich Vollmer Feinmessgerätebau GmbH in bestimmten Fällen nach Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO verpflichtet ist, die beschuldigte Person über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen innerhalb eines Monats zu informieren.
Die Widerrufsfrist kann sich z.B. verkürzen; wenn die Art der Meldung die unmittelbare Einschaltung einer Behörde oder eines Gerichts erfordert; denn, sobald eine Offenlegung gegenüber der Behörde oder dem Gericht erfolgt ist, befinden sich die Identifikationsdaten sowohl in den Verfahrensakten der Friedrich Vollmer Feinmessgerätebau GmbH als auch der Behörde oder des Gerichts.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung des Hinweisgebersystems verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind.
Die Daten werden lediglich an berechtigte Personen übermittelt und nur soweit dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Bei den Empfängern der Daten handelt es sich um interne Stellen, die bei den Ermittlungsmaßnahmen eingebunden werden müssen, externe Stellen wie den externen Hinweisgeberschutzbeauftragten bei Beschwerden oder Strafverfolgungsbehörden, Rechtsanwälte und staatliche Stellen und Behörden im Rahmen der Ermittlungsmaßnahmen.
In bestimmten Fällen besteht für die Friedrich Vollmer Feinmessgerätebau GmbH die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Meldender – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich werden.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Für Datenübermittlungen in Drittländer, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau besteht, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission oder Vereinbarung sogenannter EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Union mit dem Empfänger) bzw. eine ausdrückliche Einwilligung unserer Nutzer vorliegt.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen diesen wie folgt:
bits + bytes it-solutions GmbH & Co. KG -Datenschutzbeauftragter- Krombacher Str. 24 57223 Kreuztal E-Mail: datenschutz@bits-bytes.de
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens oder ein gesetzliches Erfordernis besteht. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung.
Weiterhin löschen wir personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 14.12.2023
